Mengenal Apa Itu Surat Permohonan Sponsorship Beserta Fungsi dan Tipenya

Apa itu surat permohonan sponsorship? Bagi beberapa orang yang pernah mengadakan event, tentu paham mengenai proposal yang satu ini. Berikut penjelasannya

Bagi Anda yang aktif dalam berorganisasi tentu sudah tidak asing dengan surat permohonan sponsorship. Surat permohonan ini akan diberikan kepada beberapa perusahaan yang akan menjadi sponsor acara.

Bisa dikatakan surat permohonan sponsorship adalah surat permohonan untuk meminta dukungan secara finansial. Kegiatan ini tentu saja tidak hanya menguntungkan pihak penyelenggara saja akan tetapi kedua belah pihak.

Informasi seputar surat permohonan sponsorship, Sumber: hashmicro.com

Apa Itu Surat Permohonan Sponsorship?

Dalam berorganisasi Anda tidak hanya harus bisa mengerjakan tugas-tugas internal dalam organisasi. Akan tetapi Anda juga harus bisa menjalin kerjasama dengan pihak lain yang dapat memberi dukungan baik secara material maupun nonmaterial.

Oleh karena itu Anda harus bisa menyadari akan pentingnya skill komunikasi tertulis maupun tidak tertulis. Kemampuan komunikasi yang baik akan membuat Anda mampu bernegosiasi secara efektif sehingga tercapai solusi yang saling menguntungkan.

Dalam mencari sponsor Anda harus bisa berkomunikasi secara tertulis menggunakan surat resmi. Surat permohonan sponsorship adalah dokumen resmi yang digunakan untuk meminta dukungan dari perusahaan atau perseorangan.

Dukungan tersebut bisa berupa dana, barang, jasa, atau bentuk lainnya yang dapat membantu kesuksesan acara. Surat tersebut harus memuat informasi yang jelas mengenai acara yang akan diselenggarakan, tujuan acara, serta manfaat bagi pihak sponsor.

Selain itu, Anda harus menjelaskan apa saja yang akan diberikan sebagai imbal balik kepada sponsor seperti penempatan logo, publikasi, atau keuntungan-keuntungan lain yang akan mereka peroleh.

Membuat surat permohonan sponsorship, Sumber: licdn.com

Fungsi Surat Permohonan Sponsorship

Surat permohonan sponsorship memiliki fungsi penting untuk penyelenggara acara maupun pihak sponsor. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari surat permohonan sponsorship yang penting untuk Anda ketahui.

1. Memperkenalkan Acara atau Kegiatan

Surat permohonan sponsorship berfungsi sebagai media untuk memperkenalkan acara atau kegiatan yang akan diselenggarakan kepada calon sponsor. Surat ini memberikan gambaran tentang tujuan, tema, serta dampak positif yang diharapkan.

2. Menyampaikan Kebutuhan dan Dukungan

Melalui surat permohonan penyelenggara dapat menjelaskan kebutuhan spesifik yang diperlukan untuk mensukseskan acara seperti dana, peralatan, atau dukungan logistik. Jadi calon sponsor mendapatkan gambaran jelas tentang bagaimana mereka dapat membantu.

3. Menawarkan Manfaat Kepada Sponsor

Surat permohonan sponsorship berfungsi untuk menunjukkan keuntungan atau manfaat yang akan diperoleh oleh sponsor. Dengan menawarkan timbal balik yang menarik, surat permohonan bisa membantu meyakinkan calon sponsor untuk ikut berpartisipasi.

4. Membangun Hubungan yang Profesional

Pengiriman surat permohonan sponsorship adalah langkah awal untuk membangun hubungan profesional dengan sponsor yang potensial. Surat yang ditulis dengan baik dan profesional dapat membuka pintu untuk menjalin kerjasama dan peluang networking yang lebih luas

5. Memperkuat Citra Organisasi

Surat permohonan sponsorship kegiatan yang disusun dengan baik bisa mencerminkan profesionalisme dan kredibilitas organisasi. Hal ini akan membantu organisasi membangun citra positif dan meningkatkan reputasi di mata calon sponsor.

6. Dokumentasi dan Referensi

Surat bisa berfungsi sebagai dokumentasi resmi yang bisa dijadikan referensi di kemudian hari. Dokumentasi merupakan hal yang sangat penting untuk transparansi dan akuntabilitas baik bagi penyelenggara maupun pihak sponsor.

Fungsi dari surat permohonan sponsorship, Sumber: licdn.com

Tipe-Tipe Sponsor

Tipe-tipe sponsor dapat dikategorikan berdasarkan bentuk dukungan yang mereka berikan, tujuan mereka dalam mendukung acara atau organisasi, serta cara mereka terlibat dalam sponsorship. Berikut adalah beberapa tipe-tipe sponsor:

Tipe-tipe sponsorship, Sumber: pasarind.id

1. Sponsor Utama

Sponsor utama adalah sponsor yang memberikan dukungan terbesar untuk acara atau kegiatan yang Anda selenggarakan. Sponsor utama biasanya akan dijadikan nama acara, misalnya, Lomba Lari XYZ yang Didukung oleh ABC Company".

Sponsor utama akan mendapatkan eksposur yang maksimal, termasuk penempatan logo di semua materi promosi, penyebutan nama dalam setiap publikasi, dan hak-hak istimewa lainnya seperti berbicara di acara utama.

2. Sponsor Umum

Sponsor umum memberikan dukungan sekitar setengah dari total kebutuhan dana yang diajukan dalam proposal sponsorship. Meskipun mereka tidak mengambil bagian sebanyak sponsor utama, sponsor umum tetap berkontribusi dalam jumlah yang cukup besar.

Perbedaannya, sponsor utama biasanya memberikan dukungan minimal 80% dari total pengeluaran. Sedangkan sponsor umum hanya 50% saja. Meskipun kontribusi sponsor umum lebih kecil mereka tetap memiliki peran yang besar untuk kesuksesan acara.

3. Sponsor Pendukung

Sponsor pendukung akan memberikan dukungan dalam jumlah sedang dan biasanya menjadi bagian dari beberapa sponsor yang mendukung acara tersebut. Sponsor pendukung berhak mendapatkan eksposur tetapi tidak sebesar sponsor utama.

Mereka akan mendapat bagian untuk menempatkan logo di materi promosi sekunder dan kesempatan promosi lainnya. Acara yang memiliki beberapa segmen atau membutuhkan berbagai bentuk dukungan sering kali mencari beberapa sponsor pendukung.

4. Sponsor Teknis

Sponsor teknis memberikan dukungan dalam bentuk produk atau jasa alih-alih uang tunai. Contohnya adalah penyediaan makanan, minuman, perangkat teknologi, atau layanan lainnya yang dibutuhkan untuk acara.

Sponsor mendapatkan eksposur melalui penggunaan produk atau jasa yang mereka tawarkan selama acara berlangsung. Tentu saja kesempatan ini akan menjadi waktu terbaik bagi mereka untuk melakukan demo produk atau memberikan sampel gratis kepada peserta.

5. Sponsor Media

Sponsor media adalah pihak yang mendukung acara dengan melalui liputan dan promosi lewat saluran media mereka baik itu televisi, radio, surat kabar, atau media online. Mereka mendapatkan konten untuk disiarkan.

Mereka juga mendapat kesempatan untuk menarik audiens melalui liputan acara. Acara yang memerlukan promosi luas untuk menarik peserta dan audiens lebih banyak sering kali bekerja sama dengan sponsor media.

Itulah penjelasan lengkap mengenai apa itu surat permohonan sponsorship beserta fungsi dan tipenya. Agar acara berjalan sukses jangan lupa bedakan panitia dengan peserta event. Salah satu caranya adalah dengan cetak lanyard khusus.

Lanyard dapat digunakan sebagai tanda pengenal untuk memudahkan identifikasi antara panitia dan peserta, serta menambah kesan profesional dalam acara. Pastikan lanyard dicetak di Jagoan Lanyard agar desainnya menarik dan sesuai dengan tema acara.