Begini Struktur Organisasi Kepanitiaan Beserta Tugasnya

Struktur Organisasi Kepanitiaan terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, dan berbagai divisi untuk meunjang kesuksesan kegiatan yang akan diselenggarakan.

Struktur Organisasi Kepanitiaan - Ingin menyelenggarakan sebuah kegiatan? Maka perlulah dibentuk sebuah struktur organisasi kepanitiaan.

Kenapa? karena kepanitiaan diperlukan untuk  untuk mengurus dan mengatur jalannya acara agar kegiatan tersebut bisa terlaksana dengan baik.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) sendiri mengartikan bahwa panitia adalah kelompok orang yang ditunjuk atau dipilih untuk mempertimbangkan atau mengurus hal-hal yang ditugaskan kepada kelompok tersebut.

Sehingga untuk mensukseskan jalannya sebuah acara, diperlukan sebuah struktur organisasi kepanitiaan yang memiliki tugas pokok dan fungsinya masing-masing.

Apa saja struktur organisasi kepanitian? apa saja tugas mereka? Simak penjelasannya di bawah ini

Ketua Panitia

Ketua panitia sebagai pemimpin kepanitiaan. sumber: unplash.com

Pada sebuah kepanitiaan sudah dipastikan adanya ketua panitia. Kenapa? Karena ketua panitia adalah pemimpin utama untuk menggerakan tim kepanitiaan tersebut. Tanpa adanya ketua sudah bisa dipastikan kepanitiaan tersebut tidak akan berjalan. 

Sehingga seorang ketua panitia perlu mempunyai jiwa kepemimpinan serta kemampuan dalam memotivasi dan mengorganisasikan anggota panitianya.

Dalam tugasnya, tak jarang ketua panitia juga dibantu oleh wakil ketua.

Tugas Ketua Panitia

Selain untuk menggerakan timnya, ketua juga memiliki tugas lain yakni

  1. Bertanggung jawab dalam sebuah kegiatan

  2. Mengawasi dan mengarahkan jalannya kegiatan

  3. Memimpin seluruh anggota panitia, sehingga setiap anggota bisa berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan

  4. Bersikap tegas dan siap ketika terjadi masalah, sehingga ketua panitia dapat membuat keputusan yang tepat untuk mengatasi masalah tersebut

  5. Membuat detail dan melimpahkan tugas anggotanya sesuai dengan fungsinya masing-masing

Sekretaris

Selain ketua panitia, hadirnya sekretaris juga bersifat wajib dalam sebuah struktur organisasi kepanitiaan.

Dimana sekretaris ini memiliki kewenangan dalam bidang administrasi dan penyelenggaraan kegiatan untuk membuat dan mengesahkan keputusan serta kebijakan organisasi bersama ketua panitia.

Sehingga secara garis besar, peran sekretaris adalah pendamping ketua panitia dalam bidang administrasi.

Tugas Sekretaris

Sebagai pendamping ketua panitia, sekretaris memiliki tugas sebagai berikut

  1. Bersama ketua panitia, membuat dan memutuskan surat-surat resmi yang dikeluarkan, seperti surat undangan, proposal penyelenggaraan kegiatan dan laporan pertanggungjawaban

  2. Melaksanakan pengelolaan administrasi kesekretariatan dan melakukan koordinasi dengan setiap anggora panitia

  3. Mengawasi penyelenggaraan kegiatan di bidang administrasi dan tata kerja

  4. Menulis hasil-hasil keputusan rapat panitia

  5. Merumuskan dan mengusulkan kebijakan panitia dengan segala peraturan dan ketentuan panitia di bidang administrasi dan tata kerja panitia




Bendahara yang bertugas mengatur keuangan kepanitiaan. sumber: unplash.com

Bendahara

Bergabung dengan ketua panitia dan sekretaris, hadirnya bendahara juga termasuk wajib adanya pada sebuah struktur organisasi panitia. 

Jika sekretaris memiliki kewenangan dalam bidang administrasi, bendahara memiliki kewenangan dalam hal keuangan dan kekayaan panitia untuk membuat dan mengesahkan keputusan bersama ketua panitia.

Sehingga bendahara memiliki tanggung jawab untuk mengkoordinasikan seluruh aktivitas pengelolaan keuangan dan kekayaan panitia kepada ketua panitia.

Tugas Bendahara

Tugas dari bendahara mencakup

  1. Menyusun pembukuan pendanaan secara rinci dan jelas

  2. Menjadi salah satu Tim Kerja Keuangan (TKK) atau otorisator keuangan bersama ketua panitia dan sekretaris

  3. Merumuskan dan memutuskan rencana anggaran belanja untuk memenuhi kebutuhan kegiatan

  4. Mengelola dan mengawasi seluruh penggunaan dana kegiatan

  5. Membuat dan mengusulkan kebijakan panitia dalam  segala peraturan dan ketentuan panitia di bidang pengelolaan keuangan panitia

Divisi-divisi

Selain ketiga panitia yang wajib adanya di sebuah kepanitian, kehadiran divisi-divisi juga diperlukan dalam sebuah kepanitiaan.

Walau di setiap kegiatannya memiliki divisi-divisi  yang berbeda. Karena sebuah divisi dibentuk sesuai dengan kebutuhan kegiatan yang akan diselenggarakan.

Namun secara garis besar terdapat beberapa divisi yang ada dalam sebuah kepanitiaan. Apa saja? Berikut penjelasannya.

Divisi Acara

Divisi acara adalah divisi yang dianggap paling sibuk dalam sebuah penyelenggaraan kegiatan, mulai dari persiapan hingga pelaksanaan divisi acara harus memastikan acara berjalan sesuai dengan rencana dan konsep yang ditentukan.

Untuk jobdesk atau tugas dari divisi acara terdiri dari

  1. Merumuskan susunan acara secara rinci dan spesifik

  2. Mengkoordinasi dan mengatur segala teknis di lapangan saat kegiatan berlangsung

  3. Menjadi jembatan kegiatan dengan narasumber yang nantinya akan mengisi kegiatan tersebut.

Divisi Humas dan Publikasi

Seseorang yang menjadi salah satu anggota divisi humas dan publikasi haruslah memiliki banyak kenalan dan kemampuan dalam hal desain grafis, videografi atau fotografi. 

Kenapa? karena tugas dari divisi humas dan publikasi adalah memperkenalkan atau memastikan kegiatan yang diselenggarakan diketahui banyak orang melalui poster atau videografi yang apik atau bahkan melalui informasi mulut ke mulut.

Divisi Konsumsi

Tak kalah penting dengan divisi lainnya, kehadiran divisi konsumsi dibutuhkan untuk menjamin logistik yang diperlukan oleh semua anggota kepanitiaan dan peserta kegiatan.

Seseorang yang berada di divisi ini harus mampu untuk mengatur persediaan makan atau bahkan camilan dengan cermat.

Divisi Perlengkapan

Sesuai dengan namanya, divisi perlengkapan bertugas untuk menyediakan semua perlengkapan yang dibutuhkan selama kegiatan berlangsung.

Dengan berkoordinasi bersama divisi lain, divisi perlengkapan harus memastikan ketersediaan perlengkapan atau peralatan yang diperlukan setiap divisi. Seperti kursi, panggung hingga sound system.


Divisi dokumentasi. sumber: unplash.com

Divisi Dokumentasi

Divisi Dokumentasi memiliki fungsi yang tak kalah penting dengan divisi lainnya, yakni sebagai mengabadikan momen sebuah kegiatan. Mulai dari sebelum kegiatan hingga kegiatan berlangsung.

Berkoordinasi dengan divisi perlengkapan, divisi ini tentunya perlu dilengkapi dengan alat-alat dokumentasi seperti kamera.

Nah itu dia struktur organisasi kepanitiaan secara umum. Semoga dengan ulasan di atas bisa memudahkan dan mengispirasi anda dalam pengaplikasikannya ke dalam penyelenggaran kegiatan yang akan anda buat.

Kami sarankan untuk memudahkan koordinasi antar panitia maka perlu sebuah ID Card untuk mengidentifikasi anggota anda. Terlebih kini JagoanLanyard akan memberikan fasilitas kepada anda untuk meng custom tali ID Card anggota panitia anda menjadi lebih keren dan profesional.


Administrator
  22 Jul 2022