Dalam dunia kerja, ada berbagai macam peluang yang dapat Anda masuki. Salah satu opportunity yang kerap dijadikan sebagai pintu masuk untuk para fresh graduate adalah staff administrasi kantor. Mungkin, Anda juga salah satunya!

Posisi ini memang tampak sederhana, akan tetapi peran mereka cukup krusial terutama untuk kelancaran operasional pada suatu perusahaan. 

Pada umumnya, staff administrasi kantor merupakan orang-orang yang bertanggung jawab pada pengelolaan dokumen, penyambutan tamu, mengatur jadwal rapat, dan sebagainya. Tentunya, tugas-tugas ini harus dilakukan dengan berbagai macam hard skill hingga soft skill yang mumpuni.

Bagi Anda yang sedang mengincar posisi ini pada suatu kantor, pastikan dulu memahami berbagai macam seluk beluknya. Sehingga, kemungkinan diterima akan menjadi lebih besar.

Sekilas tentang Staff Administrasi Kantor

Mengenal staff administrasi kantor, Sumber: lancangkuning.com

Staff administrasi merupakan karyawan yang bekerja di suatu perusahaan atau kantor yang mengemban tugas-tugas administratif. Ada berbagai macam tugas yang harus dilakukan, tentu saja bergantung pada ukuran dari perusahaan tersebut serta di bidang apa perusahaan bekerja.

Umumnya, staff administrasi jadi bagian yang mendukung kegiatan operasional untuk manajemen dalam produktivitas sehari-hari. Terlebih, di era digital saat ini, peran dari staff administrasi pun semakin kompleks. Ada banyak jenis skill yang harus dimiliki, termasuk mengelola data, menguasai teknologi informasi, serta melakukan komunikasi dengan efektif.

Apa Tugas Staff Administrasi Kantor?

Tugas-tugas staff administrasi kantor, Sumber: ngertiaja.com

Jika dipaparkan, tugas staff administrasi kantor sangatlah kompleks. Ada beberapa jobdesk yang harus dikerjakan, meliputi:

1. Pengelolaan Dokumen

Staff administrasi harus mampu menyusun, mengarsipkan, serta mengelola dokumen penting dari suatu perusahaan. Selain itu, staff juga harus secara teliti memeriksa kelengkapan serta keakuratan suatu dokumen. Tak hanya itu saja, ketika akan dilakukan laporan dan presentasi, maka staff administrasi harus sigap mempersiapkannya.

Selanjutnya, staff juga harus mampu mengorganisir serta menyimpan dokumen fisik ataupun digital dengan sistematis. Mungkin, secara berkala, Anda juga perlu memindai dokumen fisik dalam format digital supaya mudah untuk disimpan dan dicari.

2. Menangani Komunikasi

Sebagai staff administrasi, Anda juga mengemban tugas untuk melakukan komunikasi secara internal maupun eksternal. Mulai dari menjawab telepon dan email, mengelola korespondensi, serta menyambut para tamu.

Jika perlu, Anda juga harus mengarahkan tamu ke ruangan yang sesuai. Bahkan, menyediakan fasilitas yang dibutuhkan tamu juga menjadi tugas staff administrasi.

3. Melakukan Manajemen Proyek Kecil

Tugas selanjutnya adalah mengelola proyek kecil seperti mengkoordinasikan tugas kecil pada suatu proyek. Mulai dari memesan alat, mengatur jadwal rapat, dan juga membuat laporan progress. Selain itu, Anda juga sesekali harus mengelola anggaran kecil pada proyek tertentu.

4. Mengurus Perjalanan Dinas

Ketika terjadi perjalanan dinas, seorang staff administrasi juga perlu melakukan beberapa tugas seperti mengurus pemesanan tiket, kereta api, maupun dengan alat transportasi lain. Staff administrasi juga bertanggung jawab dalam memesan akomodasi perjalanan dinas.

5. Mengurus Pengadaan Barang

Selain itu, tugas staff administrasi juga ada pada bagian pemesanan perlengkapan kantor. Setelah itu, bertugas mengecek barang yang telah dipesan dan memastikan semuanya lengkap. Barang-barang ini bisa berupa bahan habis pakai dan sebagainya.

6. Mendukung Kinerja HR

Staff administrasi juga mendukung pekerjaan dari beberapa divisi lain seperti HR. Anda harus mampu mengelola data karyawan dengan memperbarui data karyawan pada sistem tersebut. Selain itu, harus mampu membantu dalam perencanaan hingga pelaksanaan acara perusahaan tersebut.

Soft Skill yang Harus Dimiliki Staff Administrasi

Soft skill staff administrasi, Sumber: kompasiana.com

Mengingat pekerjaan staff administrasi kantor yang cukup luas, Anda harus dibekali dengan beragam soft skill. Apa sajakah itu? Berikut beberapa diantaranya:

• Menguasai software khusus seperti CRM, software akuntansi, hingga software manajemen proyek sehingga bisa meningkatkan produktivitas.

• Kemampuan berbahasa asing terlebih bahasa Inggris. Ini akan sangat bermanfaat, apalagi jika perusahaan sering menangani klien dari luar negeri.

• Keterampilan berkomunikasi dan public speaking yang akan membuat presentasi jadi kian menarik. Kinerja Anda akan semakin baik jika mampu menyampaikan informasi pada atasan ataupun rekan kerja dengan baik.

• Keterampilan tambahan seperti manajemen waktu yang baik, kemampuan problem solving, serta kemampuan multitasking akan sangat membantu pekerjaan Anda yang sangat kompleks.

Syarat Menjadi Staff Administrasi

Pada dasarnya, syarat menjadi staff administrasi antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya hampir serupa. Umumnya, tidak memerlukan kualifikasi pendidikan terlampau tinggi. Hanya saja, ada persyaratan dasar yang harus dimiliki seperti:

• Memiliki pendidikan minimal diploma atau sarjana.

• Memiliki keterampilan komputer yang mumpuni seperti mengoperasikan Microsoft Office, internet, dan email.

• Mampu berkomunikasi dengan baik secara tertulis ataupun lisan.

• Memiliki tingkat ketelitian yang tinggi supaya tidak terjadi kesalahan.

• Bisa mengatur waktu dengan baik.

• Memiliki kedisiplinan yang tinggi dalam mengerjakan tugas secara tepat waktu dan bertanggung jawab.

• Mampu bekerja sama dalam tim serta bisa berkolaborasi dengan pihak lain.

Kesimpulan

Staff administrasi merupakan pekerjaan yang cukup didambakan banyak orang, terlebih untuk fresh graduate. Pasalnya, gaji staff administrasi juga tidak bisa dibilang sedikit. Maka dari itu, Anda perlu mempersiapkan berbagai hal sebelum apply di posisi tersebut mengingat tugasnya yang sangat banyak.

Untuk mendukung kinerja Anda selama menjadi staff administrasi, penampilan adalah hal yang perlu diperhatikan. Maka dari itu, Anda bisa menyempurnakannya dengan penggunaan lanyard yang berkualitas. Jika Anda bingung dimana cetak lanyard yang bagus, maka jawabannya ada di Jagoan Lanyard.

Anda tidak hanya mendapatkan lanyard yang keren dan kekinian, tetapi juga mendapatkan harga yang terjangkau dengan proses yang cepat. Anda bisa memesan dalam partai besar atau kecil tergantung dari kebutuhan. Penasaran? Yuk, segera pesan lanyard berkualitas melalui ikon WhatsApp di pojok kanan bawah laman ini!