Terkadang, pekerjaan terasa lebih melelahkan bukan karena sulit, tapi cara kerja kita yang kurang efisien. Banyak waktu terbuang hanya untuk hal-hal yang sepele seperti mencari file yang terselip, mengatur jadwal rapat, atau mengulang tugas yang sebenarnya bisa diotomatisasi. Demi proses pekerjaan yang efektif dan efisien kita perlu menggunakan beberapa tools dan aplikasi untuk meningkatkan efisensi kerja. Hal ini juga didukung dengan teknologi yang terus mengalami perkembangan sehingga memunculkan tools yang sangat banyak.

Berbagai macam pilihan tools yang bisa Anda sesuaikan untuk menunjang pekerjaan agar lebih efisien. Aktivitas kerja tetap dapat berjalan dengan efektif bahkan ketika Anda tidak berada di kantor. Komunikasi antar rekan tetap terjaga dengan baik, sehingga kelancaran kerja tetap terjamin. Berikut beberapa tools dan aplikasi yang perlu Anda ketahui beserta fungsinya dalam dunia kerja yang sudah digunakan oleh beberapa perusahaan besar.

• Trello

Trello adalah aplikasi manajemen proyek berbasis visual yang dirancang untuk membantu pengguna dalam mengorganisir tugas, jadwal, dan pekerjaan dengan cara yang lebih efisien. Dengan sistem berbasis papan (board), daftar list, dan kartu (card), Trello   memungkinkan pengguna untuk mengelola proyek dengan cara yang fleksibel dan mudah dipahami. Aplikasi ini juga sangat cocok digunakan oleh individu, tim kecil, hingga perusahaan besar yang ingin meningkatkan produktivitas dalam bekerja.

Fitur dalam aplikasi Trello

1.         Papan (Board) : Digunakan untuk mengorganisir proyek atau kategori pekerjaan
2.         Daftar (List) : Membantu mengelompokkan tugas berdasarkan status, seperti To Do, In Progress, dan Completed.
3.         Kartu (Card) : Berisikan detail tugas/kerjaan seperti deskripsi, deadline, lampiran, dan komentar.
4.         Kolaborasi Tim : Memudahkan dalam tim dalam bekerja sama  dan menetapkan pekerjaan/tugas.
5.         Ber integrasi dengan Aplikasi lain: dapat terhubung dengan berbagai aplikasi seperti Slack,Google Drive, dll.

• Zoom

Zoom adalah aplikasi komunikasi berbasis visual atau video yang sering digunakan untuk melakukan pertemuan daring (online), konferensi, webinar, serta kolaborasi kerja sama jarak jauh dengan sangat mudah. Aplikasi ini banyak digunakan oleh perusahaan, instansi pendidikan, dan individu untuk berbagai keperluan, mulai dari rapat bisnis hingga kelas online. Dengan dilengkapi fitur-fitur yang fleksibel dan memudahkan para pengguna, maka Zoom menjadi salah satu solusi utama dalam komunikasi digital modern.

Fitur dalam Aplikasi Zoom:

1.         Video dan Audio yang Berkualitas Tinggi, yang dimana komunikasi dapat lebih jernih dan stabil.
2.         Ruang Rapat Virtual, banyak para peserta dapat bergabung dalam satu pertemuan dengan fitur interaktif.
3.         Fitur Berbagi Layar, fitur ini memudahkan kita dalam presentasi, diskusi dalam 1 platform saja.
4.         Rekaman Pertemuan, para pengguna dapat merekam rapat dan bisa di tonton kembali.
5.         Fitur Chat dan Reaksi, fitur ini adalah fitur yang sangat membantu ketika rapat,
6.         Breakout Rooms, fitur ini memfasilitasi diskusi dalam kelompok yang lebih kecil didalam satu pertemuan besar.

• Slack

Slack adalah aplikasi komunikasi berbasis cloud yang dirancang untuk membantu tim bekerja lebih efisien dalam satu platform yang terpadu. Dengan fitur utama seperti pesan instan, saluran diskusi, serta integrasi dengan berbagai aplikasi produktivitas, Slack juga memudahkan para pengguna atau tim untuk berkomunikasi dengan lebih cepat, mengurangi penggunaan email yang dapat membingungkan, dan meningkatkan koordinasi dalam bekerja. Aplikasi ini cukup cocok digunakan oleh perusahaan, start up, maupun komunitas yang membutuhan komunikasi yang sudah terorganisir dan mudah diakses.

Fitur utama Slack:

1.         Saluran (Channels), pengguna dapat membuat ruang diskusi khusus berdasarkan topik, tim, atau projek tertentu.
2.         Pesan Instan dan Panggilan, fitur ini menyediakan chat pribadi, grup serta panggilan suara dan video.
3.         Berbagai File, pengguna dapat dengan mudah mengunggah dan mengakses dokumen langsung dalam         percakapan.
4.         Integrasi dengan Aplikasi lain, Aplikasi ini dapat terhubung dengan berbagai alat kerja lain seperti Google Drive,         Trello, Zoom, dan lainnya.
5.         Pencarian Cepat, Slack juga dilengkapi dengan fitur ini agar pengguna dapat dengan mudah menemukan file,         pesan, atau percakapan lama.
6.         Notifikasi Custom, fitur Slack yang paling keren, karena kita dengan mudah mengatur bunyi notifikasi yang bisa         disesuaikan dengan kebutuhan agar tetap fokus pada pekerjaan yang penting.

• Timecamp

Timecamp adalah aplikasi pelacak waktu yang dirancang untuk membantu individu dan tim dalam mengelola waktu kerja dengan lebih efisien. Aplikasi ini memudahkan HR atau Owner memantau berapa lama waktu yang dihabiskan untuk berbagai tugas, proyek, atau klien. Sehingga produktivitas dapat lebih terukur. Timecamp cocok digunakan oleh freelance, time kecil, hingga perusahaan besar yang ingin meningkatkan manajemen waktu dan akurasi dalam pencatatan kerja.

Fitur utama Timecamp:

1.         Pemantauan Kehadiran, yaitu fitur yang memudahkan perusahaan untuk melacak absensi dan jam kerja         karyawan.
2.         Laporan dan Analisis Produktivitas dan Identifikasi, fitu ini mencakup laporan detail untuk mengukur         produktivitas dan mengidentifikasi area perbaikan.
3.         Fitur Penagihan dan Invoice, fitur ini dapat membantu freelancer dan bisnis mencatat waktu kerja untuk         perhitungan pembayaran klien.
4.         Akses Multi Platform, fitur ini dapat digunakan di dekstop, mobile, dan sebagai ekstensi browser untuk         kenyamanan pengguna.
5.         Terhubung dengan Aplikasi Lain, fitur ini dapat terhubung dengan tools kerja yang lain seperti trello, asana, slack,         dll.
6.         Manajemen Proyek dan Tugas, pengguna dapat mengatur dan memonitor progres pekerjaan berdasarkan proyek         tertentu.

• Asana

Asana adalah aplikasi manajemen proyek dan tugas yang dirancang untuk membantu tim dalam mengorganisir, melacak, dan menyelesaikan pekerjaan dengan lebih efisien. Dengan Asana, pengguna dapat dengan mudah mengelola proyek dari awal hingga selesai, membagi tugas dengan anggota tim, serta dapat digunakan juga untuk memantau progres kerja dalam satu platform yang terstruktur. Aplikasi ini sangat cocok untuk perusahaan, startup, maupun individu yang ingin meningkatkan produktivitas dalam bekerja.

Fitur Utama yang dimiliki Asana:

1.         Tugas dan Subtugas, meliputi membuat tugas utama serta membagi pekerjaan menjadi bagian yang lebih kecil.
2.         Tampilan Beragam, meliputi dengan tampilan daftar, papan Kanban, timeline, dan kalender untuk menyesuaikan         cara kerja tim.
3.         Kolaborasi Tim, seperti mempermudah komunikasi melalui komentar, tag antar anggota, dan pembaruan status         langsung di dalam tugas.
4.         Automasi Pekerjaan, meliputi mengurangi pekerjaan yang dilakukan secara manual dengan fitur otomatisasi         berulang.
5.         Laporan dan Dasbor, meliputi fitur yang menyediakan data visual untuk memantau progres proyek dan         produktivitas tim.
6.         Pengaturan dalam Prioritas dan Deadline, fitur ini membantu tim menentukan tugas yang paling mendesak dan         memastikan tenggat waktu terpenuhi.

Itulah 5 tools dan aplikasi yang dapat membawa perubahan besar dalam efisiensi kerja. Dengan teknologi yang terus berkembang, memilih alat yang sesuai dengan kebutuhan akan membantu meningkatkan produktivitas, mengurangi pekerjaan manual, dan menciptakan lingkungan pekerjaan yang lebih efektif dan efisien.