Cetak komponen ID card kerap dianggap sebagai urusan sepele yang tinggal diserahkan ke percetakan, selesai. Padahal, tanda pengenal bukan sekadar kepingan plastik bergambar foto dan nama. ID card adalah wajah profesionalisme sebuah organisasi sekaligus garda terdepan sistem keamanan internal. 

ID card yang dirancang asal-asalan justru berisiko memicu masalah. Mulai dari celah keamanan hingga kesan amatir di mata klien. Agar kartu identitas berfungsi optimal, ada beberapa elemen penting yang wajib masuk dalam daftar cetak. Berikut informasi krusial yang perlu dicantumkan beserta catatan penting saat memprosesnya.

6 Informasi yang Wajib Ada pada Lanyard ID Card

Ingin mencetak ID Card karyawan, panitia, atau event? Tahan dulu. Sebelum kirim ke percetakan, pastikan 6 informasi penting ini sudah ada di desain Anda. Sebab jika ada yang kelewat, ID Card bisa jadi tidak berguna atau justru membahayakan keamanan. Lantas apa saja sih komponen ID card yang wajib ada? Ini dia beberapa diantaranya.

1. Foto Profil Formal dan Terbaru

Foto di ID card, Sumber: AI

Elemen paling krusial pada sebuah ID card tentu saja foto pemegangnya. Foto ini berfungsi sebagai validasi visual utama untuk memastikan bahwa orang yang membawa kartu adalah pemilik resminya. Penggunaan foto berkualitas tinggi dengan pencahayaan yang memadai sangat dianjurkan agar wajah terlihat jelas. 

Jangan sampai foto tampak buram, pecah, atau menggunakan pencahayaan yang berlebihan hingga mengubah karakteristik wajah asli. Penulis pribadi sering  menjumpai karyawan kerja kantoran yang menggunakan foto casual, swafoto, atau bahkan foto lama dari lima tahun lalu. 

Hal ini sangat tidak disarankan karena mengurangi aspek keamanan. Pengalaman di lapangan menunjukkan bahwa foto yang tidak relevan dengan kondisi fisik terkini hanya akan menyulitkan petugas keamanan saat melakukan verifikasi di pintu masuk.

2. Nama Lengkap dan Jabatan yang Jelas

Pencantuman nama lengkap serta jabatan merupakan syarat mutlak agar interaksi profesional dapat berjalan lancar. Nama yang jelas memudahkan rekan kerja, mitra bisnis, atau pelanggan untuk menyapa dengan tepat. 

Sementara itu, jabatan memberikan kejelasan mengenai wewenang dan posisi seseorang dalam struktur organisasi sehingga komunikasi kerja menjadi jauh lebih efisien. Satu kekeliruan yang sering penulis temui di lapangan adalah ukuran font nama atau jabatan yang terlalu kecil hanya demi menyisakan ruang kosong. 

Menurut penulis, nama pemilik kartu harus menjadi elemen teks paling menonjol setelah logo perusahaan. Jika ukuran ID card teks terlalu kecil, orang lain harus berdiri sangat dekat hanya untuk membaca nama Anda dan situasi ini sering terasa canggung dalam interaksi profesional.

3. Nama Perusahaan dan Logo Resmi

Logo perusahaan, Sumber: AI

ID card berfungsi sebagai alat branding berjalan. Mencantumkan nama dan logo perusahaan secara presisi akan memperkuat identitas visual lembaga di mata publik. Elemen branding ini juga menjadi pembeda utama yang menandakan bahwa pemegang kartu adalah bagian resmi dari instansi atau korporasi yang bersangkutan.

Penulis menyarankan agar penempatan logo mengikuti panduan brand guideline yang berlaku. Penulis pernah melihat ID card dengan logo yang terdistorsi atau berubah warna karena kesalahan teknis percetakan. Hal kecil seperti ini secara tidak langsung dapat merusak citra profesional perusahaan di mata pihak luar.

4. Informasi Kontak dan Alamat Perusahaan

Mencantumkan alamat singkat, nomor telepon kantor, atau alamat situs web resmi pada komponen ID card memberikan nilai tambah dari segi fungsionalitas. Informasi ini memudahkan pihak luar yang ingin menghubungi perusahaan secara resmi. 

Biasanya detail kontak diletakkan di bagian belakang kartu agar tampilan depan tetap rapi dan berfokus pada identitas pemilik. Pengalaman pribadi penulis membuktikan pentingnya informasi kontak di balik kartu ketika ID card milik rekan kerja pernah hilang di area publik.

Beruntung penemu kartu tersebut bisa menghubungi nomor kantor yang tertera di bagian belakang ID card. Jika tidak ada kontak sama sekali, kartu tersebut kemungkinan besar langsung dibuang dan mewajibkan proses cetak ulang dari awal.

5. Instruksi Pengembalian dan Penyangkalan (Disclaimer)

Bagian belakang ID card idealnya memuat kalimat instruksi singkat jika kartu tersebut hilang dan ditemukan oleh orang lain. Kalimat standar seperti "Jika menemukan kartu ini, harap kembalikan ke..." disertai alamat kantor adalah langkah preventif yang sangat berguna. 

Teks ini menegaskan bahwa kartu adalah milik sah perusahaan, bukan milik pribadi secara penuh. Penulis menilai banyak organisasi masih mengabaikan ruang di balik kartu dan membiarkannya kosong begitu saja. 

Padahal memanfaatkan area belakang untuk teks disclaimer sangat efektif untuk menekan potensi penyalahgunaan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab apabila kartu ID card tersebut jatuh ke tangan yang salah.

6. Kode Respons Cepat (QR Code) atau Barcode

Tercantum QR Code, Sumber: AI

Di era digital saat ini, penyertaan QR code atau barcode pada komponen ID card sudah menjadi standar baru keamanan. Kode ini menyimpan data terenkripsi yang dapat dipindai oleh pemindai khusus untuk membuka akses pintu, mencatat kehadiran, atau memverifikasi keaslian kartu secara real-time.

Menurut penulis, integrasi QR code menjadikan ID card jauh lebih modern dan serbaguna. Selain meningkatkan efisiensi operasional, keberadaan fitur berbasis teknologi ini terbukti memperkuat sistem keamanan internal dari risiko pemalsuan ID card fisik oleh oknum luar.

Jadi jangan hanya asal cetak ID card saja ya. Pastikan ada 3 kelompok informasi penting yang mencakup identitas diri, identitas perusahaan, dan fitur keamanan. Dengan data yang lengkap komponen ID card jadi lebih aman, mudah dikenali dan fungsinya maksimal untuk absensi, akses, hingga branding.

Desain rapi dan informasi lengkap membuat ID card perusahaan terlihat  profesional. Capek membuat desain ID card sendiri? Masih bingung cari tempat cetak yang rapi dan lanyardnya kuat? Jagoan Lanyard adalah jasa cetak lanyard custom terpercaya yang bisa sekalian cetakin ID card dan holder ID card Anda. Sekali order, beres semua.