Cara membuat festival musik yang sukses membutuhkan perencanaan yang matang dan detail. Menggelar festival musik memerlukan berbagai persiapan mulai dari pemilihan lokasi, penentuan tanggal, hingga pemesanan artis dan band.
Anda memang bisa menggunakan event organizer untuk menghandle semua keperluan yang berkaitan dengan acara, namun memahami langkah-langkah dasar tetaplah penting. Salah satunya yaitu memilih tema yang menarik agar diminati oleh penonton.
Mengadakan festival musik memerlukan persiapan yang matang dan tidak bisa dilakukan secara asal-asalan. Anda juga perlu bekerja sama dengan beberapa orang untuk membentuk panitia yang solid.
Agar lebih mudah, Anda bisa menerapkan beberapa tips berikut saat akan mengadakan festival musik agar berjalan sukses dan meriah.
Membuat festival musik, Sumber: google.com
Langkah pertama yang perlu dilakukan untuk mengadakan festival musik adalah melakukan riset secara mendalam. Dengan melakukan riset Anda dapat memahami siapa saja target pengunjung sehingga bisa menentukan bintang tamu yang tepat untuk acara tersebut.
Salah satu cara efektif untuk mengumpulkan data adalah dengan membuat kuesioner terbuka. Kuesioner yang sudah dibuat bisa disebarkan secara luas untuk mengetahui selera musik dan artis favorit dari calon pengunjung.
Dalam kuesioner, Anda perlu memasukkan kategori umur karena selera musik seseorang biasanya bisa dibedakan dari usia. Berdasarkan rentang usia pengisi kuesioner, Anda bisa mengetahui artis atau band yang paling diminati oleh berbagai kelompok umur.
Salah satu cara membuat festival musik agar bisa berjalan lancar yaitu mempertimbangkan secara matang konsep acara. Seluruh panitia penyelenggara memegang peran penting dalam menentukan konsep atau tema yang akan diusung.
Konsep acara harus disesuaikan dengan berbagai aspek, mulai dari tujuan diadakannya festival, usia penonton, hingga bintang tamu yang akan hadir. Untuk menemukan konsep yang tepat panitia dapat mengumpulkan berbagai ide dari setiap anggota tim.
Semua ide yang terkumpul kemudian akan dievaluasi bersama untuk memilih yang terbaik. Tentu saja keputusan yang diambil harus mempertimbangkan berbagai faktor agar dapat menarik minat penonton dan sesuai dengan hasil riset yang telah dilakukan.
Untuk mengadakan acara festival musik yang sukses Anda perlu melakukan pembagian tugas panitia secara terstruktur. Seluruh panitia perlu dibagi menjadi beberapa divisi seperti ketua, wakil ketua, dokumentasi, sponsorship, logistik, keamanan, dan divisi acara.
Setiap divisi harus dipimpin oleh seorang penanggung jawab atau kepala divisi. Penanggung jawab ini memiliki tugas penting dalam memberikan arahan kepada anggota divisinya sesuai dengan tugas yang telah ditetapkan.
Misalnya, divisi dokumentasi bertanggung jawab untuk mengabadikan momen-momen penting selama festival, sementara divisi sponsorship berfokus pada mencari dan mengelola sponsor yang akan mendukung acara.
4. Menyusun Proposal
Proposal festival musik, Sumber: sonora.id
Dalam penyelenggaraan acara festival musik, menyusun proposal menjadi tugas dari bagian divisi sponsorship. Proposal berfungsi untuk mencari dana dari sponsor yang akan mendukung acara.
Oleh karena itu, desain dan isi proposal harus dibuat sebaik dan sejelas mungkin agar mampu menarik perhatian calon sponsor. Sebaiknya di dalam proposal terdapat alasan mengapa acara perlu diselenggarakan.
Sponsor tentu tidak akan memberikan dana secara cuma-cuma. Sebagai gantinya, harus ada penawaran yang menguntungkan bagi kedua belah pihak. Misalnya, logo atau merek sponsor bisa ditampilkan dalam berbagai elemen seperti pada ID card atau backdrop panggung.
Cara membuat festival musik yang selanjutnya yaitu mengumpulkan dana. Menghimpun dana untuk festival musik bisa dilakukan dengan berbagai cara. Salah satu yang paling utama adalah mencari sponsor dari berbagai perusahaan.
Anda dapat mengajukan proposal yang telah disusun dengan baik kepada pihak-pihak terkait untuk mendapatkan dukungan finansial. Selain itu, dana juga bisa dihimpun melalui penjualan tiket acara yang merupakan sumber pendapatan langsung dari penonton.
Namun jika dana yang terkumpul masih kurang Anda bisa menyusun strategi kreatif lain untuk menutupi kekurangan anggaran. Misalnya panitia bisa berjualan di Car Free Day (CFD) sambil mempromosikan festival.
Promosi di media sosial, Sumber: google.com
Promosi adalah kunci sukses dalam mengadakan festival musik. Ada banyak cara untuk melakukannya, terutama di era digital seperti saat ini. Salah satu cara paling efektif untuk mempromosikan festival yaitu melalui media sosial.
Platform media sosial seperti Instagram, Facebook, Twitter, dan TikTok dapat digunakan untuk menyebarkan informasi tentang acara, membangun antusiasme, dan berinteraksi langsung dengan calon penonton.
Caranya yaitu dengan membuat konten menarik seperti teaser video, poster digital, dan cerita di media sosial dapat meningkatkan ketertarikan. Selain media sosial, Anda juga bisa menyebarkan pamflet dan brosur di tempat-tempat strategis atau memasang billboard.
Meskipun semua rencana telah disiapkan dengan matang, Anda tetap perlu memiliki rencana cadangan sebagai langkah antisipasi terhadap kemungkinan masalah yang mungkin timbul. Terkadang, ada hal-hal yang di luar kendali yang dapat mempengaruhi jalannya festival.
Oleh karena itu, rencana cadangan sangat diperlukan untuk menjaga kelancaran acara. Salah satu contoh masalah yang mungkin terjadi adalah ketidakhadiran bintang tamu yang sudah diumumkan.
Hal ini bisa menjadi situasi yang menantang jika informasi tentang kehadiran bintang tamu tersebut sudah tersebar luas. Tanpa persiapan rencana cadangan, panitia kemungkinan akan menghadapi masalah yang sulit diatasi.
Selain mengetahui bagaimana cara membuat festival musik, Anda juga perlu cetak lanyard untuk para panitia. Lanyard berfungsi sebagai alat identifikasi untuk membedakan panitia, artis, dan penonton berdasarkan kategori tiket atau status mereka.
Selain itu lanyard juga bisa berfungsi sebagai media promosi dan meningkatkan profesionalisme. Lanyard tersebut bisa Anda pesan di Jagon Lanyard. Kami menyediakan berbagai pilihan desain dan material untuk memenuhi kebutuhan Anda.